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Zoomでセミナーは簡単!Zoomでセミナーを開催する方法を伝授します

 2018/01/23 Zoomノウハウ この記事は約 18 分で読めます。 41 Views

Zoomを使えばセミナーを簡単に開催することができます。Zoomでセミナーを開催する方法を伝授します!

Zoomでセミナーを開催してみたいなーって思うけど、どうやったらZoomでセミナーを開催すれば良いのだろう?よく分からないな・・・。

そんなあなたがやるべきことはたったの3つ!

1.Zoomのアカウントを登録する

2.これまでと同じように集客を行い、参加者にZoomでセミナー用のURLを送付

3.指定した時間に、参加者に事前送付したURLへアクセスしてもらう

たったこれだけです!3つしかステップがないので、難しくありません!

Zoomは使い方もとっても簡単で、ストレスフリーで操作可能です。この機会にZoomでセミナーを開催する方法を会得しませんか??

Zoomでセミナーを開催することはどんなメリットがあるのか?

Zoomは現在、アメリカで最も使用されている通話ツールです。ウェブカメラを使用すれば相手とテレビ電話のような感覚で使用できるので、遠隔地の相手とのコンタクトに非常に便利です。

では、Zoomでセミナーを開催することでどんなメリットがあるのでしょうか?

セミナーを開催している皆さん、いつも自分でセミナーを開催する時の手順を思い出してみてください。

セミナーを開催するとき、まずはセミナー会場を探すことから始めますよね?その時にどの街の会場を選ぶのか、どのくらいのキャパの会場を選ぶのかを考えると思います。

その時、こんな状況に陥ったことはありませんか?

自分のやりたい場所の会場がどこも空いていなかった・・・

自分の予定した時間が予約できなかった。参加者は集まるんだろうか・・・

会場が自分の求めているサイズに比べて小さすぎる(または大きすぎる)・・・

とりあえず会場は押さえたけど、駅から遠くて資料を運ぶのが大変・・・

会場ひとつ探すのにこんなにたくさん悩みつつ妥協をするのって、モチベーションがなかなか上がらない要因にもなります。

また、セミナー参加者にとっても、セミナー開催場所によっては交通費がかさみ、足が遠のいてしまうこともあるでしょう。

この双方の問題をZoomは解決してくれます。

Zoomでセミナーを開催すれば、会場は主催者・参加者共に自分のパソコンの前です。

セミナー会場を選ぶ必要はありません!

好きな時間をセミナー開始時間にすることが可能です!

しかも、お互いが自分の好きな場所でセミナーを受講できるため、交通費はかかりません!

Zoomを使ってセミナーを開催すれば、これだけのメリットがあります。使いこなさないなんてもったいないですよ!

どうしてSkypeではなく、Zoomを使ってセミナーをするのか

ウェブシステムを使って通話するのなら、Skypeでも同じようなことができるんじゃないの??

こんな疑問が出てくる人もいるでしょう。実際、SkypeでもZoomでもできる機能はあります。例えば、ウェブカメラを使ったテレビ電話機能や資料の共有、チャット機能などです。

では、なぜZoomの方がセミナーに向いているのでしょうか?

以下の比較表は、SkypeとZoomの機能面における比較です。

 

まず、Skypeの場合はセミナー主催者とセミナー参加者、両方がアカウントを開設する必要があります。そのため、Skypeを使ってセミナーを開催する場合は事前に参加者にSkypeのアカウント作成と共に連絡先を主催者と共有しなければなりません。

これって結構面倒な作業なんですよね。私もSkypeでアカウントを探すとき、なかなか相手が見つからないことがあってやきもきしたことがあります。

また、Skypeは「電話」という機能を重視して作られたツールのため、電話のように相手を呼び出して繋ぐ作業が求められます。

こうした問題は、Zoomを使うことで解決できます。

Zoomは主催者側がアカウントを持っているだけで良く、参加者がアカウントを持つ必要はありません。また、参加者のZoomインストールは後述しますが難しい操作が不要なので参加者への負担もぐんと下がります。

また、Zoomで主催者と参加者を繋ぐ場合は、主催者側から送られてくるURLにアクセスするだけでOKと非常に簡単です!

Zoomは会議やセミナーを前提に作られたツールなので、参加者側の負担軽減はもちろんのこと、主催者側にとって煩わしい作業の軽減にもなるのです。

Zoomの使い方~事前準備~

Zoomを使うには、Zoomをパソコンにインストールする必要があります。有料機能もあるのですが、基本的には無料です。とりあえず使ってみようという方は一度インストールしてみることをおすすめします。

Zoomに対応しているOS、端末

Zoomが作動するOS、端末を下記にまとめておきます。よほど古いものであったり珍しい機種を使わない限りは問題ないかと思いますが、もしうまく作動しない場合はお使いのOSや機種をご確認ください。

セミナー参加者にも事前に確認してもらう項目になるかと思いますので、そのあたりもお忘れなく!

・Mac OS X with MacOS 10.6.8 / Snow Leopard以降のバージョン
・Windows 10
・Windows 8 or 8.1
・Windows 7
・Windows Vista with SP1 以降のバージョン
・Windows XP with SP3 以降のバージョン
・Ubuntu 12.04 以上のバージョン
・Mint 17.1 以上のバージョン
・Red Hat Enterprise Linux 6.4 以上のバージョン
・Oracle Linux 6.4 以上のバージョン
・CentOS 6.4 以上のバージョン
・Fedora 21 以上のバージョン
・OpenSUSE 13.2 以上のバージョン
・ArchLinux (64-bit のみ)

Zoomを使う時に必要なもの

Zoomはインターネット上で会議やセミナーができるツールです。そのためには、パソコンが必要です。スマホやタブレット端末でもZoomを使うことができますが、主催者としてZoomを使う場合はパソコンでの使用をおすすめします。Zoomにはパソコンでのみ使える機能が数多くあるからです。

パソコンでZoomを使う場合、ウェブカメラ・マイク・スピーカーを用意する必要があります。パソコンにこれらが付いていない場合、別途購入する必要があります。

ウェブカメラの多くはマイク機能も付いているので、そこまで粗悪なものでない限りはウェブカメラとスピーカーで十分でしょう。

マイクはウェブカメラに付属していない場合、または付属マイクの機能がお粗末な場合は用意する方が良いです。マイクの音質にこだわる場合は上位ランクのマイクを購入するのも良いでしょう。

スピーカーについては、イヤホンで音声を聞くようにしてください。というのも、マイクを使っている状況でスピーカーから音を出力すると、スピーカー音をマイクが拾ってしまうのでハウリングの原因になります。

そのため、Zoomセミナー主催者はスピーカーではなく、イヤホンを使うことをおすすめします。

Zoomをインストールする

Zoomを使ってセミナーの主催者になるには、Zoomをインストールするする必要があります。インストール自体は無料でできますので、料金がかかるんじゃないだろうか、という心配は無用です。10分あれば十分です。

主催者側の準備~Zoomアカウントの作成~

Zoomを使ってセミナーを主催する場合、Zoomのダウンロードと合わせてアカウント登録をする必要があります。

まずは下記リンクにアクセスしましょう。

https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

アクセスしたら、画面右上の「サインアップは無料です」というアイコンをクリックしてください。

 

 

次のページでは、登録するメールアドレスの入力が求められます。使用するメールアドレスを登録してください。

 

 

入力するとメールアドレスの確認が求められるので、「サインアップ」を選択してください。

 

 

すると、登録したアドレスにメールが届きます。このメールの上部「アクティブなアカウント」をクリックして設定の続きを行ってください。なお、このボタンをクリックしても反応がない場合、メール内下部のURLをクリックしてください。

 

 

新しいページが開かれると、このような画面が出てくるので、登録名とパスワードを設定してください。

 

 

設定が終わると、下のような画面が出てきます。このページは下にある「私はロボットではありません」のボックスにチェックを入れ、その後「手順をスキップする」をクリックしてください。

なお、「私はロボットではありません」内のボックスをクリックする際、別の入力を求められることがあります。その際は画面に従って作業を行ってください。

 

 

この作業が終わるとアカウント登録は終了です。

主催者の準備~Zoomのインストール~

アカウント作成が終わった後に表示されるページに「Zoomミーティングを今すぐ開始」というボタンがあります。それをクリックしてください。

 

 

するとこのような画面が出ます。

 

 

この画面の文章の最後の方に「ブラウザから何も起こらなければZoomをダウンロードして開始してください。」という文章の青い部分をクリックしてください。(このキャプチャ画面では文章がややおかしくなっておりますが・・・)

クリックすると自動的にZoomのインストールに必要なソフトがダウンロードされるので、それをクリックして起動してください。その後は自動でZoomのインストールが始まります。

これでZoomのインストールが完了です。コーヒーを飲み干す前に終わってしまいますよ。

参加者の準備~Zoomのインストール~

ここまでは主催者側の立場の人がZoomを使うための準備を紹介しました。でも、参加者にもZoomをインストールしてもらわないとセミナーが開催できません。ここでは、参加者のZoomインストール方法について紹介します。

こちらは主催者側より簡単!主催者側から送られてくるURLをクリックすると、以下のような画面が表示されます。

 

 

ここからは主催者側の手順と同じです。つまり、参加者側は必要な機器さえ整えておけばほぼ準備完了といえます。

これなら、Zoomセミナーに参加するという人も楽チンです。

Zoomの使い方~基本編~

Zoomを使う準備が整ったら、実際にZoomを使ってセミナーを開始しましょう。Zoomを起動する方法は2パターンあります。

1.デスクトップアイコンから起動する方法

2.Zoomのアカウント登録を行った公式サイトから起動する方法

それぞれの方法について、分けて紹介します。

デスクトップアイコンから起動する方法

Zoomをインストールすると、自動的にデスクトップアイコンにZoomのショートカットアイコンが作成されます。これをダブルクリックすればZoomが起動します。

この時、ログインしていない場合はメールアドレスとパスワードを要求される場合がありますので、その際は必要事項を入力してください。

Zoomを起動すると、このようなが画面が立ち上がります。

 

 

このうち、オレンジ色の上2つのボタンがミーティングを開始するアイコンになります。お互い顔を合わせながら通話をする場合は「ビデオありで開始」を、音声のみで通話を行う場合は「ビデオなしで開始」を選択してください。

公式サイトから起動する方法

公式サイトからアクセスする場合は、トップページの右上にある「ミーティングを開催する」をクリックしてください。ここで、ビデオのありなしを選択できるので、使いたい方を選択してください。

 

 

その後、アカウント情報を入力してログインするとZoomをインストールした時と同じような画面が立ち上がります。この時、画面上部に「Zoom Meetingsを開きますか?」という要求が表示されます。この要求に対し、「Zoom Meetingsを開く」を押せば通話を始めることができます。

通話を始める前のオーディオテスト

Zoomで会話を始める前に、このような画面が表示されます。ここで、パソコンのマイクやオーディオのテストを行うことができます。初めてZoomを使う時、新しい機器を導入した時などには実施することをおすすめします。

オーディオのテストを行うには、「コンピューターオーディオのテスト」をクリックしてください。

 

 

そうすると、以下のような画面が表示されます。ここで、オーディオ各種のテストが可能となります。

 

 

 

スピーカーのテスト

ここをクリックすると、スピーカーのテストをすることができます。音が鳴るので、その音がスピーカーから聞こえていればOKです。

もし上手く聞こえない場合はイヤホンの接続を間違えていないか、イヤホン自体の故障はないか等をチェックしてみてください。

マイクのテスト

ここをクリックすると、マイクのテストができます。一度クリックすると、アイコンが「レコーディングしています」と表示され、録音モードが開始されます。この間にしゃべったり音を出したりして、マイクに音を拾わせてください。

ある程度の録音が完了したら、もう一度アイコンをクリックしてください。すると、さっきまで録音していた音声が再生されます。

もしも何も声が聞こえない、無音が続くといった場合はマイクの接続部分の間違いやマイク自体の故障が考えられます。一度確認してみてください。

ビデオのテスト

ここをクリックすると、ビデオカメラの接続状況をテストすることができます。ビデオカメラの接続が上手くいっていれば、利用されている本人が映っています。

もしも機能していない場合は接続不良やカメラの故障等が考えられます。また、パソコンがカメラを認識しない場合等もありますので、一度パソコンを再起動する、再度パソコンとの接続を実施してみる等の処置もやってみてください。

通話中に主催者ができる操作の紹介

通話画面が表示されると、下にバーがあります。ここでは、このバーで使える機能をそれぞれ紹介します。ここで紹介するのは無料アカウント(Basic)でできる機能です。有料版でできる機能は、改めて説明させていただきますね。

なお、無料アカウントでは3人以上での通話の場合は40分以上の連続通話ができません。40分を一区切りとして休憩時間を挟んで再開、といいうのもひとつですが、有料アカウントにグレードアップして時間制限を排除するのもひとつです。

 

 

招待

バーの左側にある「招待」アイコンを使うと、通話する相手を招待することができます。「招待」を選択してください。

 

 

ここから会話に入るためのURL情報が得られます。クリックすると、このような画面が表示されます。

 

 

このうちデフォルトメール、Gメール、Yahooメールのいずれかを使う場合は該当アイコンを選ぶことでメールを作成することができます。選択するとこのような文章が自動で作成されているので、これを送付するだけでも相手に情報を送信することができます。

下の画像はGmailでの例です。

また、この本文はアイコン選択後画面の左下「招待のコピー」を選択することでコピーすることが可能です。この本文をそのまま別の方法で送りたい場合に便利です。

また、他のメールや連絡方法でURLのみを送付する場合、画面左下の「URLのコピー」をクリックすれば招待URLをコピーできます。

相手がパソコンでの参加だと分かっており、必要最低限の情報だけでOKという場合はこちらを使うのが良さそうですね。

 

招待した人が参加すると、相手の顔が画面に表示されます。お互いに声が聞こえるか、顔がちゃんと写っているかを確認してください。

 

参加者の管理

「参加者の管理」アイコンを選択すると、参加者の権限を操作することができます。アイコンをクリックすると、右側にこのような画面が表示されます。

 

 

「ミュート/ミュート解除」

ここでは参加者一覧が表示されます。ここで参加者のアイコンにマウスのカーソルを合わせると、「ミュート(ミュート解除)」の表示が左側に出ます。これを選択することで、参加者のマイクをミュートにしたり、ミュート解除ができます。

 

また、この表示の下には「すべてミュート」「すべてミュート解除」といったアイコンがあるので、一括操作も可能です。

 

また、ミュートカーソルの右にある「詳細」をクリックすると、このような選択肢が表示されます。

 

 

チャット機能については後ほど説明するので、残りの機能について説明しますね。

「ビデオの開始を依頼/ビデオの禁止」

これは、相手にビデオの接続再開を要求できます。なお、ビデオが接続されている場合には「ビデオの禁止」というカーソルに変わり、相手のビデオ接続をオフにすることができます。

「ホストにする」

この機能は、自分以外の参加者にホスト(主催者)としてのZoom機能を使える状態にする機能です。これを行うと、自分のホストとしての機能が使えなくなります。もう一度ホストとしての機能を使いたい場合、現在のホストから権限をもらう必要があります。

この機能は、2人以上での共同主催でセミナーや会議を行う時に有効な機能と言えるでしょう。

「レコーディングの許可/禁止」

Zoomには、通話をレコーディングする機能が備わっています。基本的に、この機能はホストのみが使える機能となっています。しかし、ホストの許可によって参加者もレコーディングをすることが可能です。ここでは、その許可・禁止の設定が可能となります。

 

レコーディングの詳細は後ほど説明させていただきます。

 

画面の共有

 

この機能では、通話している相手とパソコンの画面を共有することができます。この機能は、「画面の共有」を選ぶことで使うことができます。アイコンを選択すること、次のような画面が表示されます。

 

 

今回は、Excelの画面を共有してみます。

 

 

 

該当部分をダブルクリックすると画面の共有がなされ、参加者全員で画面を共有することが可能です。

Zoomの大きな特徴として、この画面の共有は共有にとどまりません。この画面の共有、実際にデータの編集も共有者同士で行うことができるんです!

ホストの画面上部のバーにある「リモート制御」というアイコンを選択すると参加者のうち、編集権限を与える参加者を選択できます。

ここで権限を与えられた参加者にデータ編集が可能となるわけです。セミナー内でワークショップのようなものができる工夫ができそうです。

 

チャット

チャット機能は、参加者に対して文章を送ることができる機能です。LINEのようなものと言えます。

「チャット」アイコンを選択すると、画面右側にこのような画面が出ます。

 

 

ここで通話をしつつ、チャットができます。セミナーの場合、当日のプログラムを書いておいたり、ポイントをメモしておくのに使えます。

 

また、「詳細」アイコンからは参加者のチャット機能制限が可能です。制限をかけると、参加者はホスト(主催者)とだけチャットができる状態に設定できます。

 

レコーディング

 

レコーディングは通話の内容を録音したり映像を録画することができる機能です。セミナー講師の方は自分の講義の振り返りに、会議の場合は議事録作成の資料として役立つ機能ではないでしょうか。

レコーディングアイコンをクリックすると、録画が始まります。録画が始まると、メイン画面左上にこのようなアイコンが登場します。

 

 

このうち、左側の一時停止をクリックすると一時停止に、右側の停止ボタンを押すと録画が完了します。録画データについては、通話が終わったタイミングでパソコン内にフォルダが作られ、自動で保存されます。

私の場合、「ドキュメント」内に「Zoom」という名前のフォルダが作成され、その中に録音および録画データが保存されていました。

 

 

なお、音声データはMP4タイプです。このデータを編集する必要がある場合のご参考としていただければ幸いです。

 

また、参加者はホストの許可を得ることで録音および録画が可能です。機能については先ほど紹介したものと同じです。

 

ミーティングの終了

 

通話を終了する際には、「ミーティングの終了」を選択します。すると、新しいウインドウが開きます。下の画像を参照ください。

 

 

画面下の「全員に対してミーティングを終了」を選択すると、対話自体を終了させることができます。これによって対話が終了するのと同時に、レコーディングを実施している場合は録音データが保存されます。

 

「ミーティングを退出」を選択すると、自分だけが対話から出ることが可能です。自分がホストの場合は、残った別の人が新たなホストとして対話が続きます。

 

まとめ

Zoomはこれまでにもあった通話ツールのひとつではありますが、会議やセミナーに特化した便利なツールです。

 

場所を選ばない、時間を選ばないセミナーはこれからセミナー講師として活動しようとしている人、駆け出しのセミナー講師の人にとっては魅力的ではないでしょうか。もちろん、これまで会議室でセミナーをバリバリやってきた人にとっても参入する価値は十分にあります。

 

Zoomを使いこなすことで、あなたの知識や経験で自分を講師として売り出してみませんか?

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