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Zoomの使い方を簡単解説、この順序でZoomを始めよう

 2018/01/19 Zoomノウハウ この記事は約 18 分で読めます。 64 Views

ここでは、Zoomの使い方を簡単解説します。

Zoomで会議、Zoomでセミナー開催、Zoomでセミナー受講、Zoomでコンサルティング、Zoomで集客、Zoomで動画撮影など、Zoomの使い方はいろいろありますが、使い方はとっても簡単です。

順番に読み進んで頂ければ、Zoomをどんな使い方をしようとも使えるように解説しています。もちろん、使い方だけでなく、操作方法についても解説します。

実は、Zoomの使い方を知るだけで、いろんなこと出来るようになるんですよ。

Zoomの使い方に関して、最近のよくある事例をご紹介します。

出張先の部下からZoomで緊急会議をしたいと。しかし、Zoom使い方が分からない・・・。

やるべきステップは3つだけ!

1.Zoomのアカウントを登録する

2.部下に会議用のURLを送る

3.部下にURL先にアクセスしてもらう

これだけです!ねっ、簡単でしょ!?

 

良く参加している投資スクールの先生の投資セミナーがZoomを開催って聞いたけど、どうやって使えば良いのか分からない・・・。

やるべきステップは3つだけ!

1.その投資セミナーに申し込む

2.申込先からURLが送られてくるので、そこにアクセス

3.アクセス先の指示に従って設定する

これだけなんです!ホント、Zoomって簡単でしょ!?

Zoomはとても便利で使い方もとってもシンプルなツールです。そんなZoomの使い方について紹介しようと思います。

Zoomの使い方を覚えるこんなにも得をする!

Zoomは現在アメリカで最も使われているウェブ会議ソフトです。遠隔地の相手と顔を合わせながら話ができる点では、テレビ会議のひとつと言えます。

そのため、会議システムといっても様々な用途に活用できます。会議だけでなくウェブセミナーの実施、個人コンサルティングの実施など用途は様々です。

大規模な会議やセミナーを開催しようとすると日程調整や移動などの調整要因がたくさんありますよ。また、主催者だけでなく参加者にも移動時間や交通費などが発生します。

これって案外大きなダメージなんですよね。時間に間に合うように家を出なきゃ、渋滞に巻き込まれたらどうしよう、大雨で資料が濡れないようにしないと・・・こんな心配事はZoomを使えば不要です!

Zoomはパソコンと付属機器、ネットが繋がる環境があればどこでも使用可能です。最近のノートパソコンなら何も準備するものがないです。つまり、場所と移動という負担から解放されるのです。つまり、

好きな所が会議室・セミナー会場

になるんです。また、移動にかかる費用はもちろんの事、セミナー会場費もかかりませんから

費用も大幅削減

できます。ビジネスにセミナーが関係している人にとってはZoomは非常に魅力的です。さらには、

集客、動画撮影

にも使えるのです。こんなZoomを使いこなさない手はありませんね。

ZoomとSkypeの違い

確かにZoomの利便性は分かったけど、でもこれってSkypeでも出来るんじゃない?そんな声もあるでしょう。

確かに、Zoomの基本的機能を「Webを使った、遠隔地にいる相手の顔を見ながら会話する」というものと考えれば、Skypeでも同じことが出来ます。

しかし、なぜZoomが会議やセミナー、コンサルティングに活用すべきツールなのでしょうか?それはZoomとSkypeを比較してみると見えてきます。

 

会議やセミナーでは、安定した接続や画面の共有が重要です。この機能の安定はZoomを利用する大きなメリットと言えます。また、大人数での同時通話に対応しているのは嬉しいですね。Zoomでは、100人までの同時通話は無料で利用できます。

さらに、利用者の立場で考えると参加のハードルが低くなるのは大きなポイントです。参加者に準備してもらう項目が多いと集客の減少に繋がってしまいますし、楽チンであることはセミナー主催にとって非常に魅力的な点です。

この違いは、ZoomとSkypeのコンセプトの違いにあります。

Skypeはテレビ電話の延長というコンセプトなので、対話している人同士の関係は平らなままです。しかし、Zoomは会議やセミナーの実施をコンセプトにしているので、主催者と参加者という関係性が生まれます。そのため、会議やセミナーに特化した機能が豊富なのです。

Zoomの使い方~事前準備~

Zoomを使うには、Zoomをパソコンにインストールする必要があります。有料機能もあるのですが、基本的には無料です。とりあえず使ってみようという方は一度インストールしてみることをおすすめします。

Zoomに対応しているOS、端末

あまり気にする必要がないかもしれませんが、Zoomが作動するOS、端末を下記にまとめておきます。よほど古いものであったり珍しい機種を使わない限りは問題ないかと思いますが、もしうまく作動しない場合はお使いのOSや機種をご確認ください。

・Mac OS X with MacOS 10.6.8 / Snow Leopard以降のバージョン
・Windows 10
・Windows 8 or 8.1
・Windows 7
・Windows Vista with SP1 以降のバージョン
・Windows XP with SP3 以降のバージョン
・Ubuntu 12.04 以上のバージョン
・Mint 17.1 以上のバージョン
・Red Hat Enterprise Linux 6.4 以上のバージョン
・Oracle Linux 6.4 以上のバージョン
・CentOS 6.4 以上のバージョン
・Fedora 21 以上のバージョン
・OpenSUSE 13.2 以上のバージョン
・ArchLinux (64-bit のみ)

Zoomを使う際に必要なもの

Zoomはインターネット上で会議やセミナーができるツールです。そのためには、パソコンが必要です。スマホやタブレット端末からでもZoomを使うことが出来ますが、特に主催者としてZoomを使う場合はパソコンでの使用をおすすめします。Zoomにはパソコンでのみ使える機能が数多くあるからです。

パソコンでZoomを使う場合、ウェブカメラ・マイク・スピーカーを用意する必要があります。パソコンにこれらが付いていない場合、別途購入する必要があります。

ウェブカメラの多くはマイク機能も付いているので、そこまで粗悪なものでない限りはウェブカメラとスピーカーで十分でしょう。

マイクはウェブカメラに付属していない場合、または付属マイクの機能がお粗末な場合は用意しましょう。しかし、セミナー参加などで自分から何か声を出す必要がない場合はマイクを気にする必要はないでしょう。

スピーカーについては、音が聞こえる状態であれば好きなものを選んでいただいて問題ありません。

しかし、会議の場合やセミナーの主催者側の場合はイヤホンが必須です。というのも、マイクを使っている状況でスピーカーから音を出力すると、スピーカー音をマイクが拾ってしまうのでハウリングの原因になるからです。

そのため、Zoom使用中に発言する場面がある場合はスピーカーではなく、イヤホンを使うことをおすすめします。

Zoomをインストールする

Zoomを使って会議やセミナーの主催者になるには、Zoomをインストールするする必要があります。インストール自体は無料で出来ますので、料金がかかるんじゃないだろうか、という心配は無用です。コーヒーを飲みながらでも楽勝です。

主催者の準備~Zoomアカウントの作成~

Zoomを使って会議やセミナーを主催する場合、Zoomのダウンロードと合わせてアカウント登録をする必要があります。

まずは下記リンクにアクセスしましょう。

https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

アクセスしたら、画面右上の「サインアップは無料です」というアイコンをクリックしてください。

 

 

次のページでは、登録するメールアドレスの入力が求められます。使用するメールアドレスを登録してください。

 

 

入力するとメールアドレスの確認が求められるので、「サインアップ」を選択してください。

 

 

すると、登録したアドレスにメールが届きます。このメールの上部「アクティブなアカウント」をクリックして設定の続きを行ってください。なお、このボタンをクリックしても反応がない場合、メール内下部のURLをクリックしてください。

 

 

新しいページが開かれると、このような画面が出てくるので、登録名とパスワードを設定してください。

 

 

設定が終わると、下のような画面が出てきます。このページは下にある「私はロボットではありません」のボックスにチェックを入れ、その後「手順をスキップする」をクリックしてください。

なお、「私はロボットではありません」内のボックスをクリックする際、別の入力を求められることがあります。その際は画面に従って作業を行ってください。

 

 

この作業が終わるとアカウント登録は終了です。

主催者の準備~Zoomのインストール~

アカウント作成が終わった後に表示されるページに「Zoomミーティングを今すぐ開始」というボタンがあります。それをクリックしてください。

 

 

するとこのような画面が出ます。

 

 

この画面の文章の最後の方に「ブラウザから何も起こらなければZoomをダウンロードして開始してください。」という文章の青い部分をクリックしてください。(このキャプチャ画面では文章がややおかしくなっておりますが・・・)

クリックすると自動的にZoomのインストールに必要なソフトがダウンロードされるので、それをクリックして起動してください。その後は自動でZoomのインストールが始まります。

これでZoomのインストールが完了です。思ったより簡単ですね!

参加者の準備~Zoomのインストール~

ここまでは主催者側の立場の人がZoomを使うための準備を紹介しました。ここでは、もう一方の利用者である参加者のZoomインストール方法について紹介します。

こちらは主催者側より簡単!主催者側から送られてくるURLをクリックすると、以下のような画面が表示されます。

 

 

ここからは主催者側の手順と同じです。つまり、参加者側は必要な機器さえ整えておけばほぼ準備完了といえます。

これなら、Zoomセミナーに参加するという人も楽に参加できますね。

Zoomの使い方~基本編~

Zoomを使う準備が整ったら、実際にZoomを使って会話をしましょう。Zoomを起動する方法は2パターンあります。

1.デスクトップアイコンから起動する方法

2.Zoomのアカウント登録を行った公式サイトから起動する方法

それぞれの方法について、分けて紹介します。

デスクトップアイコンから起動する方法

Zoomをインストールすると、自動的にデスクトップアイコンにZoomのショートカットアイコンが作成されます。これをダブルクリックすればZoomが起動します。

この時、ログインしていない場合はメールアドレスとパスワードを要求される場合がありますので、その際は必要事項を入力してください。

Zoomを起動すると、このようなが画面が立ち上がります。

 

 

このうち、オレンジ色の上2つのボタンがミーティングを開始するアイコンになります。お互い顔を合わせながら通話をする場合は「ビデオありで開始」を、音声のみで通話を行う場合は「ビデオなしで開始」を選択してください。

公式サイトから起動する方法

公式サイトからアクセスする場合は、トップページの右上にある「ミーティングを開催する」をクリックしてください。ここで、ビデオのありなしを選択できるので、使いたい方を選択してください。

 

 

その後、アカウント情報を入力してログインするとZoomをインストールした時と同じような画面が立ち上がります。この時、画面上部に「Zoom Meetingsを開きますか?」という要求が表示されます。この要求に対し、「Zoom Meetingsを開く」を押せば通話を始めることが出来ます。

通話を始める前のオーディオテスト

Zoomで会話を始める前に、このような画面が表示されます。ここで、パソコンのマイクやオーディオのテストを行うことが出来ます。初めてZoomを使う時、新しい機器を導入した時などには実施することをおすすめします。

オーディオのテストを行うには、「コンピューターオーディオのテスト」をクリックしてください。

 

 

そうすると、以下のような画面が表示されます。ここで、オーディオ各種のテストが可能となります。

 

 

 

①スピーカーのテスト

ここをクリックすると、スピーカーのテストをすることが出来ます。音が鳴るので、その音がスピーカーもしくはイヤホンから聞こえていればOKです。

もし上手く聞こえない場合はスピーカーの接続を間違えていないか、スピーカー自体の故障はないか等をチェックしてみてください。

②マイクのテスト

ここをクリックすると、マイクのテストができます。一度クリックすると、アイコンが「レコーディングしています」と表示され、録音モードが開始されます。この間にしゃべったり音を出したりして、マイクに音を拾わせてください。

ある程度の録音が完了したら、もう一度アイコンをクリックしてください。すると、さっきまで録音していた音声が再生されます。

もしも何も声が聞こえない、無音が続くといった場合はマイクの接続部分の間違いやマイク自体の故障が考えられます。一度確認してみてください。

③ビデオのテスト

ここをクリックすると、ビデオカメラの接続状況をテストすることが出来ます。ビデオカメラの接続が上手くいっていれば、利用されている本人が映っています。

もしも機能していない場合は接続不良やカメラの故障等が考えられます。また、パソコンがカメラを認識しない場合等もありますので、一度パソコンを再起動する、再度パソコンとの接続を実施してみる等の処置もやってみてください。

通話中に主催者ができる操作の紹介

通話画面が表示されると、下にバーがあります。ここでは、このバーで使える機能をそれぞれ紹介します。なお、この機能はホスト(通話の主催者)の立場であることで使える機能であり、参加者としての立場では使えない機能があるのでご注意ください。

また、ここで紹介するのは無料アカウント(Basic)で出来る機能です。有料版で出来る機能は、改めて説明させていただきますね。

 

 

招待

バーの左側にある「招待」アイコンを使うと、通話する相手を招待することが出来ます。「招待」を選択してください。

 

 

ここから会話に入るためのURL情報が得られます。クリックすると、このような画面が表示されます。

 

 

このうちデフォルトメール、Gメール、Yahooメールのいずれかを使う場合は該当アイコンを選ぶことでメールを作成することが出来ます。選択するとこのような文章が自動で作成されているので、これを送付するだけでも相手に情報を送信することが出来ます。

下の画像はGmailでの例です。

 

また、この本文はアイコン選択後画面の左下「招待のコピー」を選択することでコピーすることが可能です。この本文をそのまま別の方法で送りたい場合に便利です。

また、他のメールや連絡方法でURLのみを送付する場合、画面左下の「URLのコピー」をクリックすれば招待URLをコピーできます。

相手がパソコンでの参加だと分かっており、必要最低限の情報だけでOKという場合はこちらを使うのが良さそうですね。

 

招待した人が参加すると、相手の顔が画面に表示されます。お互いに声が聞こえるか、顔がちゃんと写っているかを確認してください。

 

なお、無料アカウントでは最大100人までの同時通話が可能ですが、1セッション(1回)あたり40分までとなっています。

しかし、1対1の通話だと時間無制限で使用可能なので、上手く使えば無料版でも十分使用できると思います。

 

 

参加者の管理

「参加者の管理」アイコンを選択すると、参加者の権限を操作することが出来ます。アイコンをクリックすると、右側にこのような画面が表示されます。

 

 

「ミュート/ミュート解除」

ここでは参加者一覧が表示されます。ここで参加者のアイコンにマウスのカーソルを合わせると、「ミュート(ミュート解除)」の表示が左側に出ます。これを選択することで、参加者のマイクをミュートにしたり、ミュート解除ができます。

 

また、この表示の下には「すべてミュート」「すべてミュート解除」といったアイコンがあるので、一括操作も可能です。

 

また、ミュートカーソルの右にある「詳細」をクリックすると、このような選択肢が表示されます。

 

 

チャット機能については後ほど説明するので、残りの機能について説明しますね。

「ビデオの開始を依頼/ビデオの禁止」

これは、相手にビデオの接続再開を要求できます。なお、ビデオが接続されている場合には「ビデオの禁止」というカーソルに変わり、相手のビデオ接続をオフにすることが出来ます。

「ホストにする」

この機能は、自分以外の参加者にホスト(主催者)としてのZoom機能を使える状態にする機能です。これを行うと、自分のホストとしての機能が使えなくなります。もう一度ホストとしての機能を使いたい場合、現在のホストから権限をもらう必要があります。

この機能は、2人以上での共同主催でセミナーや会議を行う時に有効な機能と言えるでしょう。

「レコーディングの許可/禁止」

Zoomには、通話をレコーディングする機能が備わっています。基本的に、この機能はホストのみが使える機能となっています。しかし、ホストの許可によって参加者もレコーディングをすることが可能です。ここでは、その許可・禁止の設定が可能となります。

 

レコーディングの詳細は後ほど説明させていただきます。

 

画面の共有

 

この機能では、通話している相手とパソコンの画面を共有することが出来ます。この機能は、「画面の共有」を選ぶことで使うことが出来ます。アイコンを選択すること、次のような画面が表示されます。

 

 

今回は、Excelの画面を共有してみます。

 

 

 

該当部分をダブルクリックすると画面の共有がなされ、参加者全員で画面を共有することが可能です。

Zoomの大きな特徴として、この画面の共有は共有にとどまりません。この画面の共有、実際にデータの編集も共有者同士で行うことが出来るんです!

ホストの画面上部のバーにある「リモート制御」というアイコンを選択すると参加者のうち、編集権限を与える参加者を選択できます。

ここで権限を与えられた参加者にデータ編集が可能となるわけです。同時に複数人でデータの作りこみができるのは便利ですね。

チャット

チャット機能は、参加者に対して文章を送ることが出来る機能です。LINEのようなものと言えます。

「チャット」アイコンを選択すると、画面右側にこのような画面が出ます。

 

 

ここで通話をしつつ、チャットが出来ます。セミナーの場合、当日のプログラムを書いておいたり、ポイントをメモしておくのに使えます。

 

また、「詳細」アイコンからは参加者のチャット機能制限が可能です。制限をかけると、参加者はホスト(主催者)とだけチャットが出来る状態に設定できます。

 

レコーディング

 

レコーディングは通話の内容を録音および映像を録画することができる機能です。セミナー講師の方は自分の講義の振り返りに、会議の場合は議事録作成の資料として役立つ機能ではないでしょうか。

レコーディングアイコンをクリックすると、録画が始まります。録画が始まると、メイン画面左上にこのようなアイコンが登場します。

 

 

このうち、左側の一時停止をクリックすると一時停止に、右側の停止ボタンを押すと録画が完了します。録画データについては、通話が終わったタイミングでパソコン内にフォルダが作られ、自動で保存されます。

私の場合、「ドキュメント」内に「Zoom」という名前のフォルダが作成され、その中に録画データが保存されていました。

 

なお、音声データはMP4タイプでした。このデータを編集する必要がある場合のご参考としていただければ幸いです。

 

また、参加者はホストの許可を得ることで録音及び録画が可能です。機能については先ほど紹介したものと同じです。

 

ミーティングの終了

 

通話を終了する際には、「ミーティングの終了」を選択します。すると、新しいウインドウが開きます。下の画像を参照ください。

 

 

画面下の「全員に対してミーティングを終了」を選択すると、対話自体を終了させることが出来ます。これによって対話が終了するのと同時に、レコーディングを実施している場合は録画データが保存されます。

 

「ミーティングを退出」を選択すると、自分だけが対話から出ることが可能です。自分がホストの場合は、残った別の人が新たなホストとして対話が続きます。

 

まとめ

Zoomはこれまでの通話ツールではありますが、会議やセミナーに特化した便利なツールです。この特化した機能が魅力的だからこそ、アメリカで最も使われているウェブ会議ツールとなりました。

 

Zoomを使えば会議やセミナーを開催するのに場所や時間といった制約はありません。場所を選ばない、時間を選ばないセミナーはこれからセミナー講師として活動しようとしている人、駆け出しのセミナー講師の人にとっては魅力的ではないでしょうか。

もちろん、このメリットは参加者側の人にとっても同様です。Zoomは双方にとってメリットのある、つまりwin-winのシステムと言える通話ツールです。

 

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